Saber dar la bienvenida y despedirse de un empleado es tan importante para las pymes como para las grandes empresas. Las políticas de incorporación y baja actúan como una protección operativa porque acortan la curva de integración, reducen la rotación y protegen a los clientes, los datos y los procesos.

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Madrid, 16 de octubre de 2025.

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¿Qué es lo que realmente mueve la aguja? Esta es la eterna pregunta que muchas empresas se hacen a diario cuando buscan la fórmula del éxito empresarial. Entre otros factores, contar con una política sólida de incorporación y desincorporación tiene un impacto significativo en métricas clave como la productividad, la retención del talento y la reducción de la rotación. »

Estudios muestran que un buen proceso de incorporación puede aumentar el rendimiento hasta en un 50% durante el primer año y aumentar el sentido de pertenencia. Del mismo modo, un proceso de contratación bien gestionado refuerza la marca del empleador y puede reducir los costos de rotación», explica Emmanuel Djengue, director ejecutivo de Kaatch.co, la principal RRHH como servicio plataforma.

«Estoy en el lugar correcto, aquí soy importante, sé lo que se espera de mí, encajo en esta empresa...» Estas son las reflexiones de un profesional al que se le da la bienvenida adecuada en una organización. La incorporación es esencial porque acelera la productividad, ya que cuando una persona entiende claramente su función y sus líneas jerárquicas, pasa a ser productiva con mayor rapidez. Reduce la rotación temprana y evita que los nuevos empleados se marchen por falta de claridad o apoyo. Ahorra tiempo a los líderes de equipo y refuerza la cultura empresarial y la marca empleadora, señala Djengue. En una pyme, es aún más importante porque los márgenes de error son mínimos, advierte el director ejecutivo de Kaatch.co, quien nos recuerda que el coste de la rotación en una pequeña o mediana empresa puede alcanzar hasta el 20% del salario anual del empleado sustituido.

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El valor de ser bien recibido

Cuando una empresa se toma en serio el proceso de bienvenida de los empleados, presenta al nuevo empleado al equipo, explica los objetivos de la empresa y del puesto y lo ayuda a adaptarse a las nuevas herramientas, reduce la curva de aumento de la productividad en hasta tres semanas, afirma Djengue. Esto significa que el empleado entra en funciones más pronto, lo que inevitablemente se traduce en ahorros financieros, ya que las funciones para las que ha sido contratado se cubren más rápido. En resumen, se vuelven productivos en menos tiempo.

En este sentido, el papel de los recursos humanos es esencial, especialmente en una pyme, donde los recursos humanos son los artífices de la incorporación, afirma el ejecutivo de Kaatch.co. Solo mediante un proceso probado y automatizado, la incorporación puede ser eficiente y estar libre de errores. Eso solo es posible con un profesional de gestión de personas. Cuando no se desempeña este puesto, hay más días improductivos porque el nuevo empleado no está debidamente preparado o no está incorporado administrativamente. Se sienten perdidos, tardan más en desempeñarse al 100% e incluso pueden considerar la posibilidad de dejar la empresa, lo que aumenta el riesgo de rotación. También existen riesgos legales porque nadie supervisa el cumplimiento de las normas de salud y seguridad (PRL), protección de datos (GDPR) o seguimiento del tiempo. Y lo que es peor, estos mismos errores se repetirán con cada nueva contratación porque la empresa carece de un sistema de incorporación probado.

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Una despedida positiva

Las llegadas son tan importantes como las salidas. La subcontratación, que a menudo se subestima, es un proceso delicado en el que las empresas ponen en juego su reputación, su marca y la información más importante, explica Djengue. Un proceso de salida bien gestionado protege a los clientes, uno de los activos más valiosos de una pyme, así como a los datos, las finanzas y la reputación en un momento particularmente vulnerable, afirma el director ejecutivo de Kaatch.co. En las estructuras más pequeñas, recalca Djengue, es crucial despedirse de un empleado y hacerlo bien, respetar los plazos, hacer que se sienta cómodo en la toma de decisiones y organizar los procesos y las transferencias de clientes de forma adecuada. Debemos recordar que una transición mal gestionada puede detener las ventas, retrasar las entregas y exponer datos confidenciales.

La mejor manera de evitar problemas, añade, es sistematizar el proceso de baja y definir claramente quién es el responsable de cada tarea, qué se entrega, cierra o desactiva. Pensándolo bien, el ejecutivo de Kaatch.co se plantea un verdadero desafío, y no todo el mundo está preparado para afrontarlo. Por esa razón, Kaatch.co cree que este proceso de orientación y gestión siempre debe ser dirigido por un profesional de recursos humanos. Esto es especialmente cierto en el caso de los despidos, en los que el proceso es el doble de importante. Hay que proteger la empresa cumpliendo con la ley y manteniendo un trato respetuoso para evitar conflictos y daños a la reputación, aconseja Djengue. También recuerda que en las pymes, hacer las cosas bien reduce los riesgos laborales, las reclamaciones legales y las filtraciones de datos.

Tanto la entrada como la salida forman parte del ciclo de vida de una empresa; no son eventos aislados. Dominar estos procesos y tratar a los empleados con respeto siempre conduce a un mayor compromiso, productividad, lealtad y retención del talento, concluye el director ejecutivo de Kaatch.co.

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