En el ecosistema emprendedor todos (o la gran mayoría) hemos escuchado esa famosa metáfora de que crear una startup es como ir pilotando un avión mientras lo construyes.

Una imagen muy cierta que captura la naturaleza acelerada y en constante evolución de una empresa de reciente creación, donde los fundadores deben ir tomando decisiones rápidas adaptándose a todas las circunstancias que vayan surgiendo mientras construyen un producto que encaje en el mercado.

En este, a veces caótico, proceso, llega un momento en el que surge la necesidad de incorporar talento clave. También para el área de recursos humanos. Y aquí es cuando, irremediablemente, ese emprendedor deberá preguntarse si conviene más sumar una persona a la plantilla o recurrir a una solución más flexible. ¿Qué aporta más beneficios, el modelo tradicional de contratación o el HR as a service? Analicemos los dos escenarios.

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¿Qué es el HR as a service?

HR as a services (HRaaS) es un modelo que permite a una empresa externalizar parte o toda la gestión de las funciones de RRHH a un proveedor externo o a un freelance, de forma flexible, escalable y bajo demanda. Funciona de forma similar al SaaS, pero aplicado al área de gestión del talento de una compañía. De esta manera, la empresa paga sólo por los servicios que necesita, cuando los necesita, sin tener que mantener un equipo interno de RRHH completo. 

Hay plataformas especializadas en HRaaS que ofrecen una cobertura integral, porque trabajan con un amplio plantel de profesionales autónomos especializados en áreas clave del departamento de recursos humanos, como el reclutamiento y la selección; el onboarding; las entrevistas y el filtrado de candidatos; la gestión administrativa de nóminas, contratos y seguros sociales; el control de las bajas y los permisos; la coordinación con gestoría laboral; la consultoría estratégica; el diseño de la estructura organizativa; la política de planes de compensación y beneficios; el employer branding; la cultura corporativa y sus valores; el desarrollo y la retención de talento; evaluación del desempeño; la formación y desarrollo; los planes de carrera; y la gestión del clima laboral, entre otras muchas cosas.

Y, en función del momento que esté atravesando una startup o las necesidades puntuales que tenga, un profesional freelance se antoja la mejor solución. 

Ya que estamos con metáforas, un HR freelance sería algo así como el mecánico de la Fórmula 1, que entra justo cuando se necesita, ajusta lo que falla, optimiza lo que ya hay y ayuda al coche a volver a pista más fuerte, sin frenar la carrera.

Un modelo muy útil para aquellas compañías que quieren agilidad, especialización y ahorro de costes; para startups que aún no tienen un equipo de RRHH propio; y para las empresas en fase de crecimiento que necesitan escalar sin inflar su estructura interna.

Gracias a estos profesionales, que trabajan de manera independiente y por proyectos que generalmente suelen durar entre 3 y 6 meses, las organizaciones están cubiertas en momentos de cambio, transición o cuando se requiere incorporar un perfil de forma rápida. 

Este profesional no sólo resuelve un reto puntual, también elimina la necesidad de contratar a un empleado permanente y asumir sus costes fijos. 

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¿Cuándo debo incorporar un perfil a la plantilla?

Cada empresa es un mundo. Aún más en el ecosistema emprendedor, en el que las startups van a velocidades distintas y enfrentan fases diferentes en función de su capacidad de desarrollo.

Sin embargo, siempre hay puntos de encuentro. Lugares comunes a los que cualquier compañía (si es viable) llega, como ese momento en que sí o sí hay que contratar a un profesional en plantilla que, en el caso del área de RRHH llega cuando las personas dejan de ser una tarea puntual y pasan a ser un motor del crecimiento.

Invertir en RRHH interno no es un gasto, es una decisión estratégica para escalar con orden, cuidar el equipo y construir cultura desde dentro.

Normalmente, el primer fichaje del departamento de gestión de personas y talento que se suele contratar es el de un profesional generalista, multifuncional, resolutivo y cercano, capaz de combinar lo operativo (contratos, nóminas, procesos) con lo estratégico (cultura, crecimiento, comunicación). Su rol será clave para profesionalizar la gestión de personas sin complicar la estructura. Y el proceso de contratación de este primer perfil en una startup debe ser cuidadoso, estratégico y realista, ya que esa persona será quien ayude a estructurar y escalar el equipo. 

Acudir a un servicio de recursos humanos as a service y emplear a un freelance para contratar a la primera persona del área de RRHH es muy recomendable. Sobre todo en startups que están en etapas de crecimiento y, aunque saben que necesitan un profesional para comenzar a construir este departamento, no tienen claro cómo debe ser ese perfil y de qué manera va a encajar en la estructura. 

Contar con este apoyo experto evita errores comunes, como contratar un perfil demasiado senior para lo que realmente se necesita, o demasiado operativo cuando lo que se busca es un profesional con visión estratégica. Un freelance de RRHH también puede asesorar en cuestiones clave como la retribución, la proyección del puesto o los primeros procesos internos que esa persona deberá impulsar una vez dentro. 

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¿Qué modelo elegir según tu etapa de crecimiento?

Contratar es un compromiso importante para cualquier startup. Es mucho más que cubrir una vacante: es un acto estratégico que puede impulsar el crecimiento o ponerlo en riesgo. Y, a diferencia de una gran compañía, donde los procesos están consolidados y el impacto de una persona es más diluido, en una startup cada incorporación cuenta mucho y cada error pesa más. Por eso hay que saber cuándo se puede (y se debe) contratar y cuándo es mejor acudir a un freelance. 

Si la startup está en fase semilla su necesidad principal será montar la estructura básica de recursos humanos, por lo que con un HR freelance podrá cumplir su misión de forma rápida, económica y de manera personalizada. Estos profesionales también son recomendables en etapas Pre-serie A, cuando se requiere la incorporación de los primeros especialistas de forma ágil y sin gastos fijos, y durante la fase de escalado cuando crece el número de contrataciones.

Un HR freelance también puede ser aconsejable cuando se produce algún cambio organizativo o reestructuración, porque son perfiles senior con experiencia, mientras que, cuando la startup ya está consolidada la opción híbrida contratación en plantilla/freelance coge fuerza. 

En cada etapa, por tanto, el HR freelance ofrece una solución personalizada que se ajusta al tamaño, cultura y presupuesto de tu startup. 

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Bonus track :)

‍Ahora que ya conocemos los dos escenarios, con cuál deberíamos quedarnos. Una decisión complicada… o quizá no tanto. Si tu avión todavía está en rodaje, la opción del HR freelance, aunque es la menos conocida, es una de las más inteligentes y su implementación no es compleja:

1. Define la misión de este profesional. Pregúntate para qué lo necesitas y por cuánto tiempo.Detalla los objetivos principales que deberá cumplir. 
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2. Elige el perfil adecuado. Acude, si lo necesitas, a plataformas tipo Kaatch para conectar con el freelance que mejor se adapte a lo que buscas.
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3. Plan piloto. Comienza con un proyecto de prueba a corto plazo, de no más de 4 semanas, establece los KPI y haz seguimiento periódico a través de reuniones semanales.
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4. Compara resultados. Al finalizar el piloto analiza el tiempo medio, el coste por contratación y el feedback del equipo. 

Contratar o externalizar no debería ser un dilema, sino opciones diferentes que pueden incluso complementarse y vivir en armonía.

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